Prolog.co.id, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur resmi memusnahkan ribuan berkas arsip yang telah melewati masa retensi, dengan rentang waktu dari tahun 2005 hingga 2011.
Acara pemusnahan arsip ini berlangsung pada Selasa 5 November 2024 di Aula Eks Kantor Dispora Kaltim di kompleks Gor Kadrie Oening, Sempaja, Samarinda.
Sebanyak 4.479 berkas arsip berhasil dimusnahkan menggunakan mesin pencacah setelah sebelumnya melalui proses verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Selain itu, Dispora Kaltim juga menyerahkan 142 arsip statis yang bernilai sejarah kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim untuk dijaga dan dikelola lebih lanjut.
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, menyatakan bahwa pemusnahan arsip ini adalah bagian dari upaya Dispora untuk menjaga efisiensi ruang penyimpanan di Depo Arsip.
“Semakin banyak kegiatan, semakin banyak arsip yang harus dikelola. Karena itu, kami mempersiapkan Depo Arsip yang lebih luas dan menerapkan penanganan khusus,” ujar Sri.
Pemusnahan arsip ini bukanlah yang pertama kali dilakukan. Dispora Kaltim telah melakukan pemusnahan arsip secara bertahap sejak dua tahun terakhir, dengan persiapan yang matang oleh Tim Kearsipan Dispora, termasuk verifikasi berkas selama setahun sebelumnya.
Plt. Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, menegaskan pentingnya arsip sebagai instrumen dasar hukum yang bisa menjadi referensi dalam pemeriksaan, pengawasan, dan evaluasi oleh Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Slogan DPK Kaltim,
“Arsip Menyelamatkan Bangsa,” diharapkan mengingatkan setiap OPD akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan teratur.
“DPK Kaltim terus berupaya proaktif dengan mendampingi OPD dalam pengelolaan arsip. Dispora Kaltim menjadi contoh yang baik dalam menerima pendampingan kami, sehingga arsip mereka kini telah ditata sesuai standar,” tutur Anita.
Menurutnya, arsip bukanlah sekadar dokumen, tetapi merupakan rekam jejak penting yang menjadi bukti administratif dari setiap perjalanan suatu OPD. Anita berharap kesadaran akan pentingnya arsip terus dibangun di setiap instansi agar tercipta tata kelola administrasi yang baik.
Acara pemusnahan ini turut dihadiri oleh Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim, tim arsiparis DPK Kaltim, dan tim arsip Dispora Kaltim, menandai komitmen bersama dalam menjaga kelestarian arsip sebagai bukti sejarah yang bernilai.
(Mat)
